In vielen Unternehmen werden Einarbeitung und Austritt getrennt behandelt. Beim Einstieg soll der Mitarbeitende schnell selbstständig arbeiten. Beim Austritt stehen meist Formalitäten im Vordergrund. Oft wird verpasst, das Wissen des Ausscheidenden für die Nachfolgenden zu sichern und nutzbar zu machen. Gerade in der Produktion kostet diese Trennung Zeit, Kapazität und Produktivität.

Die Folgen dieser getrennten Betrachtung zeigen sich in der Produktion meist erst im laufenden Betrieb. Wenn erfahrene Fachkräfte ausscheiden und neue Mitarbeitende eingearbeitet werden müssen, ist oft unklar, welche Erfahrungswerte, Entscheidungskriterien und bewährten Lösungen die langjährigen Mitarbeitenden im Produktionsalltag genutzt haben.

Genau hier entsteht eine Lücke. Das Wissen, das für den erfahrenen Produktionsmitarbeitenden selbstverständlich war und wahrscheinlich nur in seinem Kopf existierte, ist für die nachfolgenden Mitarbeitenden nicht mehr verfügbar. Sie müssen es sich im laufenden Tagesgeschäft selbst aneignen. Zusätzlich vermitteln das Team und die Führungskraft die fehlenden Kenntnisse. Das setzt allerdings voraus, dass dieses spezielle Wissen überhaupt weitergegeben werden kann. Gerade bei implizitem Wissen reicht eine rein verbale oder schriftliche Weitergabe häufig nicht aus.

Die Folge: Neue Mitarbeitende brauchen länger, bis sie selbstständig ihrer Aufgabe nachgehen können, während Kollegen und Führungskräfte zusätzlich als Wissensgebende gebunden sind und das zu Kapazitätsengpässen führen kann.

Der Verlust von Produktionswissen entsteht nicht erst beim Austritt. Er beginnt bereits dann, wenn kritisches Erfahrungswissen dauerhaft an eine einzelne Person gebunden ist.

 

Wie lässt sich die Wissenslücke zwischen Austritt und Eintritt schließen?

 

1.    Den Austritt nicht nur administrativ betrachten

Beim Austritt dominieren vor allem administrative und operative Aufgaben. Diese Schritte sind notwendig. Sie berücksichtigen jedoch keine fachliche Anschlussfähigkeit für das Team oder nachfolgende Mitarbeitende. Aus diesem Grund empfiehlt es sich, Verantwortlichkeiten zu schaffen, die sich mit dem Wissenstransfer strukturiert auseinandersetzen. Gerade diese Ebene wird in vielen Unternehmen zu spät oder zu oberflächlich bearbeitet.

 

 2.   Kritisches Produktionswissen identifizieren

Nicht jedes Wissen ist für die nächste Aufgabenübernahme gleich wichtig. Besonders kritisch ist Wissen, das für die sichere, qualitätsgerechte und störungsarme Ausführung einer Tätigkeit benötigt wird, aber nicht vollständig in Arbeitsanweisungen steht.

Dazu gehören zum Beispiel:

• Erfahrungswerte zu Maschinen, Anlagen, Materialien und Einstellungen
• der Umgang mit Ausnahmen und Störungen
• Entscheidungskriterien bei Abweichungen
• typische Fehlerbilder
• sicherheitsrelevantes Wissen
• bewährte Lösungen, die sich im Produktionsalltag entwickelt haben

Man betrachtet in diesem Zusammenhang nicht nur, welche Aufgaben der ausscheidende Mitarbeitende hatte, sondern auch, was er wissen musste, um diese Aufgabe zuverlässig ausführen zu können.

Damit richtet sich die Wissenssicherung an der tatsächlichen Tätigkeit aus. Es geht nicht darum, möglichst viele Informationen zu sammeln, sondern die Inhalte zu sichern und methodisch passend zu transferieren, die für den nächsten Mitarbeitenden wirklich relevant sind.

 

3.    Das gesicherte Wissen in die Einarbeitung integrieren

Die Ergebnisse aus dem Austritt dürfen anschließend nicht in einer Wissensablage verschwinden. Sie sollten als Lerninhalt in einen strukturierten Einarbeitungsprozess für die nachfolgenden Personen einfließen. Dafür braucht es eine klare Verbindung zwischen dem Wissen, das beim Austritt gesichert wurde, und dem, was der neue Produktionsmitarbeitende lernen und praktisch beherrschen muss.

• Welche Inhalte gehören in die Einarbeitung
• Welche Aufgaben sollen in welcher Reihenfolge vermittelt werden?
• Welche Methoden zur Vermittlung sind passend?
• Welche Erfahrungen müssen direkt im Produktionsalltag gezeigt und erprobt werden? Welche Inhalte können außerhalb des Produktionsbetriebes vermittelt werden?

Für jede Teilaufgabe, die für die sichere und selbstständige Aufgabenübernahme relevant ist, sollte festgelegt werden, welches Wissen der neue Mitarbeitende benötigt, wer für den Lernprozess verantwortlich ist, wie das Know-how vermittelt wird und woran sich erkennen lässt, dass der Mitarbeitende die Aufgabe sicher ausführen kann. So wird aus der Wissenssicherung eine konkrete Grundlage für einen strukturierten Einarbeitungsprozess.

 

4.   Wissen an den tatsächlichen Produktionstätigkeiten ausrichten

Bei der Wissenssicherung geht es nicht darum, möglichst viele Informationen zu sammeln. Es geht darum, das Wissen sichtbar zu machen, zu sichern und es zu priorisieren, und zwar hinsichtlich der Relevanz für die konkrete Aufgabenübernahme in der Produktion. Somit wird sichergestellt, dass nur das Wissen in den Einarbeitungsprozess überführt wird, das für die Erfüllung der Aufgabe zwingend notwendig ist. Denn es geht auch darum, den Einarbeitungsprozess so effizient wie möglich zu gestalten, damit neue Mitarbeitende so schnell wie möglich produktiv werden können. Eine Vielzahl von unnötigen Wissensinhalten würde dem widersprechen.

 

5.    Wissen für die weitere Nutzung aufbereiten

Wissen wird nicht dadurch wirksam, dass es dokumentiert oder nur erklärt wird. Es erfüllt dann seinen Zweck, wenn Mitarbeitende es in der realen Produktionswelt sicher und fehlerfrei anwenden können.

Eine Wissensablage allein verhindert somit den Verlust von Produktionswissen nicht. Für den Lernerfolg ist nicht nur entscheidend, welches Wissen vermittelt wird. Ebenso wichtig ist, wie dieses Wissen verfügbar und nutzbar gemacht wird. Eine Information hilft wenig, wenn sie im entscheidenden Moment nicht auffindbar, nicht verständlich aufbereitet oder nicht auf die konkrete Aufgabe übertragbar ist. Entscheidend ist deshalb, dass Mitarbeitende das benötigte Wissen im Arbeitsalltag finden, verstehen und auf ihre konkrete Aufgabe anwenden können. Ob das gelingt, hängt nicht allein von der Aufbereitung einzelner Inhalte ab. Es braucht eine Lernarchitektur, die den gewünschten Fortschritt mit den dafür notwendigen Strukturen verbindet. Sie klärt, welches Wissen gebraucht wird, wie es vermittelt und in die Arbeit integriert wird, wer Verantwortung trägt, welche Standards gelten und welche technischen Voraussetzungen sinnvoll unterstützen. Erst dieses Zusammenspiel macht gesichertes Wissen im Arbeitsalltag wirksam.

Neue Mitarbeitende brauchen deshalb eine arbeitsnahe, begleitete und strukturierte Einarbeitung: mit einer realitätsnahen Abfolge der Wissensvermittlung, mit geeigneten Methoden, klaren Lernzielen und praktischer Umsetzung direkt im Produktionsbetrieb.

 

6.   Verantwortung und Zeit für beide Prozesse verbindlich festlegen

Damit das Wissen der ausscheidenden Person in die Einarbeitung der nachfolgenden Mitarbeitenden einfließen kann, müssen die Verantwortlichkeiten für beide Prozesse geklärt sein. Es reicht nicht festzulegen, wer die neue Person einarbeitet. Ebenso wichtig ist die Frage, wer die Wissenssicherung beim Austritt koordiniert und dafür sorgt, dass die relevanten Inhalte anschließend in die Einarbeitung übernommen werden.

Verantwortliche sollten deshalb frühzeitig klären:

• Wer stößt die Wissenssicherung beim Austritt an und koordiniert sie?
• Wer entscheidet, welches Wissen für die nächste Besetzung relevant ist?
• Wer bereitet dieses Wissen für die Einarbeitung auf?
• Wer legt fest, welche Inhalte vermittelt werden und in welcher Reihenfolge?
• Wer übernimmt die praktische Anleitung?
• Welche Zeit ist für Wissenssicherung, Einarbeitung und Rückfragen vorgesehen?
• Woran wird geprüft, ob die neue Person die Aufgabe sicher übernehmen kann?

Gerade in der Produktion darf dieser Ablauf nicht allein davon abhängen, ob eine Führungskraft oder ein erfahrenes Teammitglied im Tagesgeschäft gerade Zeit findet. Wissenssicherung und Einarbeitung brauchen feste Zuständigkeiten, eingeplante Zeit und eine klare Struktur. Ziel ist es, die Produktionsabläufe stabil zu halten und Stillstände, Qualitätsverluste sowie Fehler aufgrund von Wissenslücken zu vermeiden.

 

7.    Rückmeldungen aus der Einarbeitung nutzen

Die Einarbeitung der nachfolgenden Mitarbeitenden kann auch aufzeigen, ob das Wissen des ausscheidenden Experten ausreichend erfasst, verständlich aufbereitet und praktisch nutzbar gemacht wurde. Fragen, Fehler und Verzögerungen sind dabei wichtige Hinweise. Sie können zeigen, dass Prozesse unklar, Inhalte unvollständig oder wichtige Erfahrungswerte nicht erfasst wurden. Auch fehlende Ansprechpartner oder unrealistische Erwartungen an die Aufgabe werden häufig erst sichtbar, wenn neue Mitarbeitende versuchen, die Tätigkeit selbstständig zu übernehmen. Diese Rückmeldungen sollten in die vorhandenen Dokumentationen, in die Arbeitsabläufe und in die nächste Einarbeitung einfließen.

 

Was Unternehmen vermeiden sollten

Einige Vorgehensweisen wirken auf den ersten Blick effizient, schließen die Lücke aber nicht:

• nur vorhandene Dokumente zu sammeln
• ausschließlich ein Abschlussgespräch zu führen
• die neue Person mit möglichst vielen Informationen zu überladen
• die Wissenssicherung erst kurz vor dem Austritt zu beginnen

Eine Dokumentation kann ein wichtiger Bestandteil sein. Sie ersetzt jedoch weder die gezielte Erfassung von Erfahrungswissen noch die praktische Einarbeitung. Auch ein einzelnes Gespräch reicht bei komplexen Produktionsaufgaben meist nicht aus. Wissen muss häufig an konkreten Situationen sichtbar gemacht, erklärt und angewendet werden.

Das Ziel ist deshalb nicht eine möglichst große Wissenssammlung. Das Ziel ist, die neue Person mit den richtigen Inhalten zur richtigen Zeit so schnell wie möglich arbeitsfähig zu machen.

 

Vom Austritt zur nächsten Einarbeitung: fünf Schritte

1. Kritische Tätigkeiten auswählen
Beginnen Sie mit Aufgaben, bei denen besonders viel Wissen an einzelnen Personen hängt oder Fehler Auswirkungen auf Sicherheit, Qualität und Produktionsablauf haben.

2. Wissen rechtzeitig sichern
Erfassen Sie rechtzeitig vor dem Austritt das relevante Erfahrungswissen zu Abläufen, Ausnahmen, Störungen und Entscheidungen.

3. Wissen in die Einarbeitung überführen
Legen Sie fest, was die neue Person zuerst lernen muss, wie die Inhalte vermittelt werden und welche Aufgaben sie praktisch übernehmen soll.

4. Praktische Anwendung begleiten
Vermitteln und erproben Sie das Wissen direkt im Produktionsbetrieb. So kann die neue Person Schritt für Schritt selbstständig arbeiten.

5. Rückmeldungen nutzen
Werten Sie Fragen, Fehler und Verzögerungen aus. Ergänzen Sie anschließend die Wissensinhalte und verbessern Sie die nächste Einarbeitung.

So wird das Wissen der ausscheidenden Person zur Grundlage für die Einarbeitung der nächsten Person.

 

Häufige Fragen zum Verlust von Produktionswissen

Warum geht Produktionswissen beim Austritt von Mitarbeitenden verloren?

Produktionswissen geht verloren, wenn es nicht rechtzeitig vor dem Austritt gesichert und für nachfolgende Mitarbeitende nutzbar gemacht wird. Verlässt die erfahrene Person das Unternehmen, fehlt dieses Wissen im Arbeitsalltag und muss häufig mühsam neu aufgebaut werden.

Welches Produktionswissen sollten Unternehmen sichern?

Besonders wichtig ist das Erfahrungswissen der ausscheidenden Person. Es wird häufig auch als implizites Wissen bezeichnet, weil es nicht vollständig in Arbeitsanweisungen oder anderen Dokumenten festgehalten ist. Dazu gehören zum Beispiel Entscheidungskriterien, der Umgang mit Störungen und bewährte Vorgehensweisen im Produktionsalltag. Dieses Wissen entsteht über Jahre in der praktischen Arbeit und ist häufig eng mit einer konkreten Person verbunden.

Wann sollte die Wissenssicherung beginnen?

Nicht erst kurz vor dem Austritt. Ein strukturierter Prozess, der relevantes Wissen sichtbar macht, priorisiert und in eine nutzbare Form überführt, braucht Zeit. Sinnvoll ist es, frühzeitig zu prüfen, bei welchen Tätigkeiten kritisches Wissen an einzelne Produktionsmitarbeitende gebunden ist. Bereits während der Beschäftigungszeit kann dieses betriebskritische Wissen in einem kontinuierlichen Prozess gesichert und weiterentwickelt werden.

Reicht es aus, Produktionswissen zu dokumentieren?

Nein. Eine Dokumentation ist hilfreich, reicht allein aber nicht aus. Das Wissen muss so aufbereitet sein, dass nachfolgende Mitarbeitende es verstehen und in ihrer konkreten Tätigkeit anwenden können. Das ist besonders wichtig, wenn die Einarbeitung erst nach dem Austritt der erfahrenen Person beginnt und keine direkten Rückfragen mehr möglich sind.

Wie lässt sich gesichertes Produktionswissen für die Einarbeitung nutzen?

Das gesicherte und aufbereitete Wissen der ausscheidenden Person wird gezielt in den Einarbeitungsprozess integriert. So steht auch implizites Erfahrungswissen für nachfolgende Mitarbeitende zur Verfügung und kann dazu beitragen, Aufgaben sicher zu übernehmen und Produktionsabläufe stabil zu halten. 

Fazit: Warum Unternehmen dem Verlust von Produktionswissen vorbeugen sollten

Aus meiner Sicht gehören der Austritt eines Mitarbeitenden und die Einarbeitung der nachfolgenden Person zusammen. Werden beide Prozesse getrennt voneinander betrachtet, bleibt oft genau das Wissen unberücksichtigt, das für die nächste Aufgabenübernahme wichtig ist.

Ich empfehle deshalb, kritisches Produktionswissen frühzeitig zu sichern und für andere nutzbar zu machen. Dabei geht es nicht darum, möglichst viele Informationen zu dokumentieren. Entscheidend ist, sie nach ihrer Relevanz für die konkrete Tätigkeit zu priorisieren und so aufzubereiten, dass die nachfolgende Person das notwendige Wissen versteht und im Arbeitsalltag anwenden kann.

Genau darin liegt für mich der Wert einer gemeinsamen Betrachtung beider Prozesse: Das Wissen der ausscheidenden Person wird zur Grundlage für die Einarbeitung der nächsten Person und bleibt im Unternehmen verfügbar.

 

Marion Mossmann | Gestalterin für Lernarchitektur und Wissenstransfer 

Web: www.marionmossmann.de | Mail: Diese E-Mail-Adresse ist vor Spambots geschützt! Zur Anzeige muss JavaScript eingeschaltet sein.